Pranešimo spaudai ypatumas yra tai, kad ši trumpa žinutė, ir tai neturėtų užtrukti ilgiau nei vieną A4 lapą, galima ne tik pritraukti žurnalistą į konkretų įvykį, bet ir pareikšti visą reikalingą informaciją apie įmonės siuntėjui.
Garantuoti, kad PR-teksto privaloma pritraukti žiniasklaidos dėmesį ir paskatinti jį kreiptis į įmonę daugiau informacijos, atlieka įdomų epizodą. Žurnalistai gali būti domina, pavyzdžiui, naujo produkto ar paslaugos, pristatymai, konferencijos, kuri bus pritraukti svarbius klausimus visuomenei, ir dar daugiau spaudai.
Spaudos išleidimo efektyvumas priklauso nuo jo struktūros. Dokumento tekstas turėtų būti sudarytas remiantis apversto piramidės, pagrindu, jeigu visa informacija yra svarbesnė mažiau svarbus.
Toks dokumentas turėtų prasidėti antraštės, kad glaustai aprašoma epizodas. Pavyzdžiui, "Bendrovė" Scully "atidaro naują biurą Jekaterinburge." Po to, kai per trumpą intervalu yra visa informacija apie artėjančią atveju: kada, kur ir kiek. Tai geriau, jei ši dalis, o taip pat, kaip antraštės, yra paryškinti, bet mažesnis. Ši dalis gali būti trumpa informacija apie įmonę ir jos paslaugas.
Privaloma taškas kuriant tokį PR-įrankis yra nurodyti visi bendrovės kontaktų ir siuntėjas yra atsakingas už sąveiką su žiniasklaida. Norėdami sutaupyti vietos ant popieriaus gauti daugiau informacijos apie įmonę, spausdinimas spaudai geriau dėl organizacijos, kurioje lapo viršuje bus išspausdintas atpažįstamą ženklą ir kontaktinius duomenis blanko.
Informacija pateikta tekste turi būti paprasti ir aiškūs, be techninių terminų. Ir tuo pačiu metu, dauguma visiškai atspindi Warty ir informacija apie kompanija. Tai turėtų būti daroma atsižvelgiant į žiniasklaidos, kurie negali lankyti įvykį, tačiau ji gali paskelbti straipsnį apie tai nuo informacijos pranešimo spaudai pagrindu.
Ji taip pat turėtų įdėti spaudai oficialioje svetainėje.
Ir pagrindinis dalykas. Dėl veiksmingo bendravimo su žiniasklaida turėtų suteikti jiems kiek tiksliai, konkrečios informacijos. Ir visada lieka mandagūs ir draugiški.