Tuo laiško pradžioje išreiškė apgailestavimą. Naudokite mandagus formas tinka verslo laiškų, pavyzdžiui, "Mes atsiprašome už nepatogumus ...". Tai nėra būtina eiti į priežastis, kurios paskatino jus atšaukti paskyrimą, nes jūs neturite sandorio į šiuos dalykus. Tinkamas naudoti frazę "dėl aplinkybių, nuo mūsų nepriklausančių ...", "atsižvelgiant į dabartinę rinkos situaciją."
Siūlyti sandorio atidėti kitam patogiu laiku. Tai geriausia tegul žino, kad esate pasirengusi apsvarstyti savo sąlygas, vietą ir laiką susirinkimo. Jei susitikimo atmetimas dėl to, kad tarp jūsų organizacijos iš esmės negali būti sutartis informuoti, kad jūs esate tikri, kad kreiptis į organizaciją, jeigu artimiausioje ateityje, jums reikės savo paslaugas. Nerašykite, kad "jūsų įmonė neprivalo prekių šioje kategorijoje" arba "mūsų konkurentai pigiau", tai yra nemandagu. Baigti raidė norai gerovė verslo pasirašyti. Būtinai įdėti raštu datą.
Siųsti el laišką faksu ar elektroniniu paštu. Būtinai patikrinkite, ar jis pasieks gavėją. Skambinkite sandorio, paklausti, ar laiškas atėjo, ir vėl atsiprašyti už tai, kad posėdis negali įvykti.